Tutorial

Rechnungen für Entwürfe in großen Mengen senden

November 27, 2025

Das manuelle Versenden von Rechnungen für viele Entwürfe kann äußerst zeitaufwendig sein. DataEase macht es einfach: Exportieren Sie Ihre Entwürfe, markieren Sie die Zeilen mit action=SEND_INVOICE und importieren Sie sie zurück zu Shopify – alles mit Validierung.

🎯 Ziel

Rechnungen für viele Entwürfe auf einmal per E-Mail versenden, indem Sie eine Aktion importieren, die das Versenden der Rechnung auslöst.

📋 Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Entwürfe exportieren (Optional, zur Zielsetzung)

Gehen Sie in DataEase zu Neuer Export → DraftOrders. Schließen Sie mindestens ein:

  • id
  • name (Entwurfsnummer)
  • customerEmail (oder email)
  • Summen (z.B. totalPrice)
  • Falls verfügbar: ein Rechnungsstatusfeld, um Ihnen beim Filtern von nicht gesendeten Entwürfen zu helfen

Verwenden Sie Filter (Datumsbereich, Kundentag, Betrag), um die Liste einzugrenzen.

2. Datei zur Rechnungsversendung vorbereiten

Öffnen Sie die exportierte Datei in Excel oder Google Sheets. Für jeden Entwurf, den Sie in Rechnung stellen möchten, fügen Sie eine Zeile hinzu und setzen Sie:

  • action = SEND_INVOICE
  • (Optional) invoiceEmail — verwenden Sie dies, um den Empfänger zu überschreiben, wenn der Entwurf keine E-Mail hat oder Sie eine andere Adresse benötigen
  • (Optional) invoiceSubject, invoiceMessage — ein benutzerdefinierter Betreff/Text (leer lassen, um die Standardwerte zu verwenden)

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Datei als .xlsx oder .csv.

3. Importieren & Validieren

  1. Starten Sie in DataEase Neuer Import → DraftOrders
  2. Laden Sie Ihre bearbeitete Datei hoch
  3. Ordnen Sie die Spalten zu
  4. Führen Sie Validierung aus

Beheben Sie Probleme, die im Validierungsstatus angezeigt werden (z.B. fehlende id, ungültige E-Mail).

4. Import ausführen und Ergebnisse überprüfen

Nachdem die Validierung bestanden wurde, klicken Sie auf Import ausführen, um die Rechnungen zu senden.

Die ausgewählten Entwürfe werden an die Empfänger per E-Mail versendet. Überprüfen Sie einige Entwürfe im Shopify Admin, um zu bestätigen, dass die Rechnung gesendet wurde.

📝 Wichtige Hinweise

  • Entwürfe müssen eine Empfänger-E-Mail haben. Wenn das Kundenprofil/die E-Mail im Entwurf fehlt, setzen Sie invoiceEmail in Ihrer Datei
  • Das Senden einer Rechnung erstellt keine Bestellung; die Bestellung wird erstellt, wenn die Rechnung bezahlt/abgeschlossen wird
  • Um Spam zu vermeiden, filtern Sie Ihren Export auf Entwürfe, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden (oder die Sie ausdrücklich erneut senden möchten)
  • Führen Sie zuerst eine kleine Testcharge durch, dann Ihre vollständige Liste

💡 Minimale CSV-Beispiele

Rechnungen an die gespeicherte E-Mail des Entwurfs senden:

id,action
gid://shopify/DraftOrder/111,SEND_INVOICE
gid://shopify/DraftOrder/222,SEND_INVOICE

Empfänger überschreiben und eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen:

id,action,invoiceEmail,invoiceSubject,invoiceMessage
gid://shopify/DraftOrder/333,SEND_INVOICE,[email protected],"Ihre Entwurfsrechnungsrechnung","Hallo! Bitte überprüfen und bezahlen Sie diese Rechnung, um Ihre Bestellung abzuschließen."

🎉 Das war’s!

Ihre Rechnungen wurden nun in großen Mengen versendet.
Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Fragen haben, können Sie sich gerne an unser Support-Team wenden.